Aperçu des solutions de gestion de contenu offertes par EMC Documentum

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EMC Documentum développe ses produits et ses services de manière à faire face aux changements qui ont lieu à l'heure actuelle dans le domaine de la gestion de l'information. La gamme de produits d'EMC Documentum comprend un éventail d'applications de gestion de contenu, de gestion de cas et de gestion de la gouvernance. Dans le présent rapport, j'examine la direction vers laquelle ECM Documentum oriente tel ou tel produit ou service et j'évalue dans quelle mesure elle est liée aux exigences que les utilisateurs peuvent avoir, pour ce qui est de leurs projets de gestion de contenu. J'évoquerai également quelques-unes des initiatives que la compagnie a mises en œuvre au cours de l'année 2012.

Grâce à ses stratégies actuelles, EMC Documentum ne cesse de susciter l'intérêt des compagnies qui veulent de ce fait faire l'évaluation de ses produits, parce qu'elles sont à la recherche de solutions verticales pour l'industrie, d'une méthodologie complète pour le contrôle des actifs de contenu ou de solutions qui prennent en considération les tendances du moment en ce qui concerne, par exemple, les préférences des utilisateurs en matière d'accès mobile et de plateformes infonuagiques.

Pour commencer, examinons le graphique figurant plus bas (Figure 1) qui présente un survol des études réalisées par les Centres d'évaluation de la technologie (TEC) à propos des systèmes de gestion de contenu d'entreprise (GCE, ECM en anglais pour enterprise content management) et des fonctionnalités prises en charge par la gamme de produits d'EMC Documentum. Les organisations ayant dressé une liste exhaustive de leurs exigences devront envisager des solutions dotées de nombreuses caractéristiques telles que celles proposées par EMC Documentum. Les fonctionnalités de la gamme de solutions offerte par ECM Documentum peuvent être analysées de façon approfondie par notre Centre d'évaluation pour la collaboration et la gestion de l'information (IM&C en anglais pour information management and collaboration). Vous pouvez passer en revue les critères d'évaluation de TEC à l'aide de son système en ligne de comparaison des logiciels : le Conseiller TEC.

EMC Documentum va au-delà des fonctionnalités de gestion de contenu et il porte son attention sur ce qu'il appelle « le nouvel utilisateur » qui peut tenir principalement les trois rôles suivants : le développeur, l'architecte du nuage et le scientifique des données. L'éditeur a tenu compte de ce nouvel utilisateur lorsqu'il a élaboré ses stratégies en matière de produits, parce qu'il est conscient que les tendances technologiques, ainsi que les transformations qui en découlent dans le monde des affaires, exigent que les personnes qui assument ces rôles changent constamment la façon dont elles travaillent.

Lorsqu'EMC Documentum emploie le terme de « nouvel utilisateur », il fait aussi référence aux employés qui utilisent de plus en plus leurs propres appareils mobiles pour accomplir des tâches professionnelles ou effectuer des transactions commerciales. Il s'agit également pour lui de relever le défi qui consiste à s'adapter aux utilisateurs faisant usage de différents types d'appareils informatiques. Pour ce faire, EMC Documentum oriente le développement de ses produits en fonction des besoins des utilisateurs et il procède à la recherche d'information sans tenir compte des lieux où se trouvent les utilisateurs (que ce soit à l'intérieur ou à l'extérieur des bureaux) ou du type d'appareil qu'ils utilisent. EMC Documentum a développé le système d'exploitation iOS5 (pour l'iPad et l'iPhone) qui permet d'avoir recours à des autorisations, à des approbations et à toute autre fonctionnalité de gestion de contenu ou de flux de travail, en plus de visualiser les documents. L'éditeur a aussi mentionné qu'il envisageait de prendre en charge d'autres systèmes d'exploitation tels qu'Android. Par ailleurs, la stratégie adoptée par ECM Documentum en matière de gestion des droits d'accès à l'information est en grande partie axée sur les clients mobiles, ce dont je parlerai plus loin dans le présent rapport.

De plus, EMC Documentum a développé ses systèmes dans le but de les configurer plutôt que de les personnaliser, ce qui démontre en partie que les utilisateurs ont besoin d'interfaces simples pour accomplir leur travail. En permettant aux administrateurs d'utiliser des contrôles de configuration dans sa nouvelle interface appelée Documentum D2, l'éditeur vise à réduire le temps que les organisations consacrent au développement d'interfaces personnalisées pour leurs utilisateurs. Les administrateurs ont à leur disposition une liste de cases à cocher pour régler la sécurité, les flux de travail, les propriétés qui contrôlent les règles donnant la possibilité de créer ou de manipuler des documents et les autres caractéristiques qui ont une influence sur la manière dont les gens utilisent le système. Bien sûr, une interface d'administration de ce type n'est pas vraiment un nouveau concept sur le marché, mais elle offre une granularité plus fine. À en juger par l'accueil qu'elle a reçu lorsqu'ECM Documentum a annoncé sa sortie, il en ressort que les améliorations qui ont été apportées étaient grandement attendues.

EMC Documentum a aussi pensé aux répercussions que peuvent avoir des services infonuagiques sur l'infrastructure des TI d'une organisation et sur la façon dont le personnel des TI fait son travail. Au début de l'année 2012, l'éditeur a lancé EMC On-Demand, un modèle de déploiement infonuagique hybride. Tout client d'EMC Documentum peut choisir d'utiliser les produits sur site ou de passer à une version hébergée à la demande, appelée vCube, qui est gérée par IIG (une division d'EMC Documentum s'occupant des produits et des services de la compagnie pour ce qui est du stockage et de la gestion de contenu). L'environnement vCube est préconfiguré pour le développement, les essais et la production, et il offre des fonctionnalités (y compris des caractéristiques de sécurité) dont sont habituellement dotées les versions sur site des produits offerts par ECM Documentum (par ex., Captiva pour la saisie de contenu, Documentum pour la gestion de contenu essentiel, Document Sciences pour les communications avec les clients et xCP pour la gestion de cas dont l'intégration est prévue à la fin de l'année 2012). L'intérêt que cette solution a suscité (comme c'est le cas pour la plupart des solutions infonuagiques habituelles présentées dernièrement par les éditeurs de logiciels) repose sur le fait que le personnel des TI peut se décharger sur les experts d'IIG de mises à niveau qu'il doit effectuer, de correctifs qu'il doit apporter et d'un grand nombre d'appels pour des demandes de soutien qu'il doit traiter.

Regardons maintenant ce qu'ECM Documentum a entrepris dans les domaines de la gestion de cas, de l'expérience Web, de la gestion de contenu et finalement de la gouvernance. Je m'attarderai un peu plus longtemps sur la gouvernance, étant donné que l'éditeur a récemment mis en œuvre une stratégie complète en la matière, ce qui a apparemment une influence sur tous les autres domaines de gestion de l'information.

La gestion de cas

La plupart des entreprises de différents secteurs de l'industrie doivent traiter des cas. Bien que les organisations aient, chacune, leurs propres méthodes de transaction des opérations, elles ont des exigences en commun. La solution de gestion de cas, Documentum xCP, comprend des outils d'analyse, de conception d'applications et de gestion de processus opérationnels. Elle s'intègre à des applications d'entreprise que certains clients peuvent avoir déjà mises en place. Par exemple, les systèmes de gestion des relations avec les clients (GRC, CRM en anglais pour customer relationship management) ou les systèmes d'archivage en arrière-plan, comme le courrier électronique, permettent aux organisations de gérer, conformément à leurs politiques relatives au contenu, des formulaires ayant un contenu non structuré.

Aujourd'hui, les clients s'attendent généralement à pouvoir utiliser des fonctionnalités en libre-service basées sur le Web lorsqu'ils font affaire avec des entreprises. Toutefois, EMC Documentum, a remarqué que la plupart des entreprises ont travaillé d'arrache-pied pour réunir toutes les exigences requises de façon à concevoir des applications qui prennent en charge des processus permettant de bien faire fonctionner des opérations en libre-service. L'éditeur positionne sa solution de gestion de cas selon les critères suivants : orchestre les processus opérationnels, facilite l'échange de données, favorise la collaboration avec les collègues, veille à l'application des politiques, assure l'envoi de correspondances avec les clients et offre un soutien adéquat aux utilisateurs.

Le traitement des prêts hypothécaires est un bel exemple où les capacités de la solution Documentum xCP peuvent être exploitées à leur plein potentiel. À l'aide des outils de conception de la solution, les analystes d'affaires peuvent configurer les processus opérationnels, définir l'expérience utilisateur des responsables du traitement des prêts hypothécaires et des souscripteurs à un prêt hypothécaire faisant usage de l'application et échanger des données entre les systèmes d'archivage pertinents de la banque, et ce, de manière relativement simple. La solution xCP tient informés les demandeurs de prêts hypothécaires en leur envoyant automatiquement des messages et des commentaires personnalisés, en fonction de cas prédéfinis à partir de situations réelles, et elle aide les agents des prêts hypothécaires à faire le suivi de l'état d'avancement des dossiers. De plus, tout au long de ce processus, le système enregistre le contenu résultant de la collaboration entre les différents responsables du contrôle et de la conformité.

Les deux aspects intéressants du traitement de cas sont la collecte et l'utilisation de données d'analyse. Pendant le traitement d'un cas, les renseignements enregistrés peuvent être utilisés pour avoir une idée des processus opérationnels qui doivent être améliorés et de ce qui fonctionne bien et moins bien avec certains clients.

La gestion de l'expérience Web

EMC Documentum fournit des capacités essentielles de publication et de gestion de contenu Web (GCW, WCM en anglais pour Web Content Management). EMC Documentum a établi un partenariat avec SDL Tridion pour satisfaire les organisations qui ont besoin de capacités plus complètes en matière de gestion de contenu Web et de gestion de l'expérience Web (GEW, WEM en anglais pour Web experience management), telles que les analyses, les médias sociaux, la distribution multicanal, ainsi que la personnalisation et le ciblage.

Ce partenariat devrait tout particulièrement intéresser les organisations qui utilisent Documentum Content Server comme leur référentiel central et qui souhaitent tirer parti des tendances actuelles en matière de GEW, telles que le profilage intelligent des visiteurs d'un site Web et la présentation dynamique de contenu permettant de prendre en considération leurs intérêts et les capacités de leurs navigateurs (que ce soit sur des appareils mobiles ou non).

Grâce à cette approche, il est possible pour toute organisation de procéder à la publication de contenu à l'aide de l'interface utilisateur (IU) de SDL Tridion et du référentiel central Documentum Content Server. Une organisation peut également voir son référentiel Documentum dans l'interface SDL, ainsi que sélectionner et utiliser les actifs de contenu comme elle le ferait normalement avec d'autres applications. TEC fournit des renseignements sur les caractéristiques et les fonctions de SDL Tridion par l'intermédiaire de son Centre d'évaluation pour la collaboration et la gestion de l'information.

Les efforts en matière de gouvernance

EMC Documentum se concentre sur l'utilisateur qui doit accomplir ses tâches professionnelles dans différents lieux à l'aide de ses propres appareils. L'accent que l'éditeur a particulièrement mis sur les offres à la demande soulève des questions quant aux endroits où les informations se trouvent, à la manière dont on y accède et aux personnes qui y ont accès. Par exemple, le fait de faire remonter des documents des « abysses » d'un bureau pour les visualiser sur des appareils mobiles est une préoccupation que partagent les services des opérations de nombreuses organisations. Cela a mené à l'élaboration de politiques en matière de sécurité et de gouvernance, tâche à laquelle s'est notamment attelé EMC Documentum en adoptant une approche de « gouvernance élargie ».

L'approche d'EMC Documentum prend en considération le fait que les organisations peuvent ne pas connaître la nature ni la valeur de leur contenu et donc ne pas se rendre compte des risques généralement associés à une gestion inadéquate. Une gestion de contenu adéquate va par conséquent bien au-delà de la création ou de l'archivage de contenu par les systèmes. Elle implique de connaître la façon dont le contenu est utilisé, ce qui présuppose, par exemple, de savoir comment des personnes collaborent entre elles dans le cadre de leur travail et comment elles donnent accès à leurs documents à d'autres personnes. Cela implique également qu'un courriel avec un document joint qui sort des limites de protection d'un pare-feu d'entreprise doit entrer dans le moule de la gestion de gouvernance élargie.

Les stratégies de gouvernance qui portent sur un projet à la fois ou qui visent une application spécifique telle que l'archivage de courriels sont souvent déficientes. Ainsi, dans le cas où différents types d'information sont partagés entre plusieurs systèmes, une stratégie de gouvernance qui a été déployée pour un système peut ne pas convenir à un autre. Si l'on prend l'exemple du courriel et que l'on suppose que des messages électroniques sont parfois aussi envoyés au moyen d'un système de GRC, on peut se demander si ce dernier appliquera les règles d'archivage du système de courrier électronique. Par contre, les politiques élaborées en matière de gouvernance ne devraient pas être trop rébarbatives ou trop strictes, au point d'empêcher les gens d'utiliser les systèmes efficacement. L'objectif d'EMC Documentum est d'offrir un environnement reproductible (et automatisé autant que possible), s'appuyant sur des politiques, qui puisse contrôler les actifs de contenu, peu importe s'ils sont accessibles sur site ou non. Plusieurs caractéristiques de la suite de produits pour la gouvernance élargie, appelée Pervasive Governance Suite, aident à atteindre cet objectif.

Par exemple, EMC File Intelligence permet aux utilisateurs de rechercher, de repérer et de gérer du contenu, puis d'obtenir des rapports sur ce contenu et les différents types de classements. Il s'agit ici de comprendre pourquoi tel ou tel contenu est utilisé et d'attribuer des valeurs aux différents types de classements de contenu correspondant à une série de politiques. Au fur et à mesure que le système repère des informations essentielles telles que des données sur des paiements, il classe le contenu en fonction de politiques et le déplace dans Documentum où il peut lui assigner des dates, l'archiver ou effectuer toute autre opération. Le module supplémentaire Retention Policy Services (RPS) offre des caractéristiques pour la conservation, la disposition et la possession de contenu conformément aux lois en vigueur, ainsi que d'autres fonctionnalités de gestion pour la conservation de contenu. Le système déplace dans Documentum tout contenu sensible ou confidentiel, tel que les ID de contribuables, de manière à pouvoir assigner des dates de conservation et appliquer d'autres politiques. Par ailleurs, le système peut enlever ou archiver certains types de contenu en fonction de règles prédéfinies.

Les captures d'écran indiquées plus bas (Figures 2 et 3) donnent des exemples de configuration du module RPS et d'application des politiques. Ces captures d'écran montrent des exemples de réglage de certaines politiques et de leur application à des dossiers. EMC Documentum souligne qu'il peut lier plusieurs plans de gestion de fichiers à un plan de gestion de fichiers d'enregistrement, permettant non seulement aux utilisateurs de travailler avec leurs dossiers habituels, mais aussi aux gestionnaires de documents d'utiliser leur propre plan de gestion de fichiers.

L'exemple du courriel mentionné précédemment a trait aux efforts déployés par EMC Documentum pour étendre les politiques de gouvernance au-delà d'un pare- feu d'entreprise. Dès qu'une personne envoie à l'extérieur un courriel avec un document joint, il devient impossible d'exercer un plein contrôle sur cet envoi. C'est là que le module Documentum Information Rights Management (IRM) Services entre en jeu.

Le module IRM Services ajoute un niveau de contrôle aux documents. Il permet d'opérer un contrôle à la fois sur l'accès au document et sur les types d'opérations qui y sont effectuées (par ex., éditer, enregistrer, imprimer, copier, coller et effectuer une capture d'écran). Ce type de contrôle est possible en effectuant un chiffrement de documents et en autorisant l'accès uniquement aux utilisateurs qui sont authentifiés par l'intermédiaire d'un serveur de règles central IRM. Il est essentiel pour les compagnies qui requièrent des politiques strictes quant à la confidentialité et à la conservation de leurs documents (tels que des listes de prix, des contrats, des études techniques, etc.).

EMC Documentum a qualifié le serveur de règles IRM d'« agent de la circulation » prenant en charge le chiffrement, le déchiffrement et les autorisations, et ce, peu importe le contenu qui est enregistré dans le référentiel. Le niveau d'accès aux documents dépend des autorisations accordées aux utilisateurs, telles que définies dans le serveur de règles. Il est important de noter qu'EMC Documentum n'exige pas qu'un contenu soit effectivement enregistré dans le référentiel Documentum; il peut demeurer dans divers autres systèmes.

Au moyen du module IRM Services, EMC Documentum a pour objectif de permettre l'utilisation de contrôles qui vont au-delà d'un pare-feu d'entreprise. Voici comment cela fonctionne.

Le module IRM Services s'intègre à des applications courantes de soutien bureautique telles que Microsoft Office, Adobe Acrobat et Microsoft Outlook. Ceci permet d'accorder des autorisations à un utilisateur, et à des documents sur lesquels il travaille, qui sont gérées par le serveur de règles IRM. Tout utilisateur peut travailler avec des documents, les copier et les envoyer en fonction d'autorisations qui lui ont été accordées. Il est possible d'exercer un contrôle sur ces documents grâce à l'intégration du module IRM. Ainsi, si une personne reçoit un contenu protégé à l'aide du module IRM, elle recevra un message lui demandant d'installer un module d'extension du domaine public (c'est-à-dire gratuit) avant de pouvoir travailler avec ce contenu (à moins bien sûr qu'un module d'extension ne soit déjà installé). Ce module d'extension se connecte au serveur de règles IRM. Par exemple, lorsque la version originale d'un document arrive à expiration, il est possible de détruire les clés d'accès à ce document (et à toutes ses révisions). Cela supprime également l'accès aux documents connexes. Vers la fin de l'année 2012, EMC Documentum a prévu d'offrir des fonctionnalités pour supprimer automatiquement les copies d'un contenu, ainsi que les clés de chiffrement disponibles dans le système IRM, à condition qu'il y ait une politique de conservation qui leur soit associée. En 2012, EMC Documentum a également prévu que le module IRM prendra en charge l'iPhone d'Apple et l'iPad.

Comme nous l'avons déjà mentionné précédemment, ces types de contrôles sont importants pour les organisations qui requièrent des politiques strictes quant à la confidentialité et à la conservation de leurs documents (tels que des listes de prix, des contrats, des études techniques, etc.). Toute personne qui a déjà essayé d'accéder à des documents à partir d'un système dans lequel ses autorisations n'étaient pas activées correctement est probablement consciente du compromis recherché entre convivialité et sécurité. Par ailleurs, elle peut avoir aussi constaté que l'installation d'un module d'extension et l'ajout d'un niveau de contrôle pouvaient entraver le travail qu'elle voulait réaliser dans ses documents. Toutefois, il est possible d'atténuer ses préoccupations à ce sujet pour pratiquement tous les types de contrôles d'accès. À mon avis, le problème que rencontrent la plupart des utilisateurs consiste en grande partie à savoir dans quelle mesure leurs autorisations sont bien implémentées et gérées. Les efforts déployés par EMC Documentum pour mettre en œuvre une stratégie de gouvernance, qui soit aussi automatisée et transparente que possible, aident à résoudre ce problème. Les droits d'accès, s'ils sont bien implémentés, peuvent être définis pour un utilisateur spécifique (et adaptés aux exigences particulières de son travail). Les méthodes employées par EMC Documentum pour repérer, indexer et classer le contenu peuvent permettre, quant à elles, d'éviter toute complication potentielle.

Résumé

La gamme de produits d'ECM Documentum propose un éventail complet de fonctionnalités. Au fur et à mesure que votre organisation fait face à de nouveaux défis quant à la gestion de contenu et de diverses formes de données non structurées, il peut être intéressant pour elle d'examiner comment EMC Documentum améliore ses offres pour s'adapter aux tendances actuelles des technologies et des affaires.

À la fin de l'année 2012, EMC Documentum a prévu de lancer un client mobile qui comprend une fonctionnalité de gouvernance et qui permet de travailler avec des référentiels autres que ceux offerts par Documentum. Grâce à l'introduction de ses premiers produits mobiles, EMC Documentum peut (et doit) offrir à ses clients des applications qui fonctionnent sur tous les appareils qu'ils utilisent. L'éditeur doit également prendre en charge d'autres appareils pour tenir ses promesses en matière de gouvernance élargie.

EMC Documentum est conscient que les changements ayant lieu dans les environnements de travail, en ce qui concerne notamment les plateformes, ont des répercussions sur les activités d'une entreprise. On peut entre autres penser au phénomène ayant pour nom « prenez votre propre terminal » (PVPT, BYOD en anglais pour bring your own device) et à l'adoption croissante de services hébergés. EMC Documentum a ainsi saisi l'occasion d'offrir des options infonuagiques fiables qu'il continue de prendre en charge, tout en prévoyant de lancer des versions à la demande de ses produits tels que la solution de gestion de cas Documentum xCP.

Le partenariat qu'il a établi avec un autre éditeur, en l'occurrence SDL Tridion, pour offrir une fonctionnalité de GEW, contribue à soutenir les organisations dans la façon dont elles interagissent avec les gens qui accèdent à du contenu sur le Web ou utilisent ce type de contenu. Un tel partenariat est important dans la mesure où il permet à l'éditeur de suivre le rythme des développements d'une variété de produits de ses concurrents. Par ailleurs, son portefeuille de produits et de services lui donne la possibilité d'aller plus loin que certains autres éditeurs dans le domaine de la gestion de contenu d'entreprise, tout particulièrement en ce qui a trait à sa stratégie de gouvernance. Ainsi, la gamme de produits qu'il offre concerne chaque domaine d'affaires, ce qui est essentiel pour les organisations qui doivent adopter une approche élargie afin de gérer leurs actifs de contenu.

Écrit par Josh Chalifour, traduit de l’anglais par Stéphanie Grivotet et publié initialement en avril 2013 sur le site Web des Centres d’évaluation de la technologie (TEC).

Nota bene : l'analyse est celle de l'auteur, le choix des termes, celui du traducteur.

Figure 1 Catégories des critères utilisés par TEC; Figure 2. Configuration des conditions pour le module Retention Policy Services; Figure 3. Application d'une politique à un dossier